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Austria.
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Costituzione telematica di una GmbH

Il motivo risiede principalmente nel privilegio della responsabilità dei soci, in base al quale in caso di debiti della GmbH si può attingere in sostanza al patrimonio della società e non al patrimonio personale dei soci. Soltanto in via eccezionale si addiviene in determinati casi ad una responsabilità diretta dei soci (cd. "traslazione della responsabilità", ad es. nel caso di una sottocapitalizzazione qualificata della società). La società deve disporre di un capitale iniziale di almeno € 35.000 il quale deve essere versato in contanti per almeno metà del valore alla data della costituzione. Fruendo tuttavia del cd. "privilegio di costituzione" vi è la possibilità di stabilire nei primi dieci anni dell'esistenza della società delle quote iniziali agevolate che devono ammontare in totale a soli € 10.000 e alla data della costituzione devono essere versate in contanti per almeno la metà del valore. In tal modo, soprattutto i giovani imprenditori che non dispongono ancora di capitali a sufficienza, possono accedere più facilmente a tale forma societaria sicura.

Ai fini della costituzione di una GmbH sono necessarie fondamentalmente le seguenti fasi:

  • Stipula di un contratto societario
  • Nomina di amministratori
  • Specimen di firma degli amministratori
  • Versamento delle quote iniziali (agevolate)
  • Iscrizione al Registro delle imprese

Ora tali fasi possono avvenire esclusivamente in via telematica, direttamente dalla scrivania dei fondatori. Le chiusure dei confini e il divieto di uscita non costituiscono un impedimento alla costituzione di una GmbH austriaca. La possibilità della costituzione telematica di una GmbH è stata creata dalla Legge austriaca sulla costituzione di società a mezzo di un atto notarile informatico (ENG).

Le persone e l'economia necessitano ancora di prestazioni notarili, e i notai sono a loro disposizione anche in ambito digitale. Mentre in precedenza i fondatori comparivano personalmente dinanzi al notaio per richiedere l'autentica di una firma o la stesura di un atto notarile, ora vi è la possibilità di accedere allo studio notarile virtuale in Internet e stipulare l'atto tramite videoconferenza.

A ciò si aggiunge che anche un fondatore che si trovi all'estero possa richiedere un atto notarile informatico. L'atto notarile varrà comunque come stipulato in Austria e sarà riconosciuto come tale dai tribunali e dalle autorità austriache, facendo venir meno peraltro ulteriori spese e difficoltà (ad es. per un'ulteriore legalizzazione).

Il contratto societario deve essere stipulato obbligatoriamente sotto forma di atto notarile. Senso e scopo dell'obbligo di tale forma è la tutela dei soci tramite l'obbligo di consulenza e informazione a capo del notaio. La forma dell'atto pubblico tutela però anche la collettività in sé, poiché assicura la certezza del diritto e l'affidabilità dell'operazione.

Il registro delle imprese austriaco vanta uno standard elevato, semplificando pertanto l'operazione. Ove una società sia iscritta nel registro delle imprese, le parti contrattuali possono fidarsi dell'esistenza di tale società e conoscere il nome dell'amministratore quale loro interlocutore.

Procedura della costituzione telematica di una GmbH

I fondatori non sono più tenuti a recarsi personalmente dal notaio, bensì possono collegarsi in videoconferenza con lui e procedere online alle varie fasi necessarie. A tal fine i futuri fondatori devono innanzitutto sottoporsi ad un'apposita procedura d'identificazione (WebID). A tale scopo i fondatori devono compilare una scheda e fornirla al notaio. Successivamente essi ricevono un invito via e-mail/SMS per l'avvio della procedura WebID, nell'ambito della quale dovrà essere comprovata la loro identità tramite passaporto o documento d'identità personale.

Dopodiché il notaio riceve i relativi dati d'identificazione in una data room elettronica appositamente creata per ciascuna costituzione di una GmbH. Il fornitore della data room crea contestualmente, ove non sussista ancora, una firma digitale necessaria per l'ulteriore procedura telematica di costituzione della società.

Tutti i documenti da sottoscriveresaranno caricati dal notaio nella data room. I successivi colloqui tra fondatori e notaio avverranno poi via telefono, e-mail o videoconferenza. Il contratto societario sarà letto dal notaio in videoconferenza e successivamente sottoscritto dalle parti a mezzo di firma digitale.

Dopodiché il notaio appone la propria firma d'ufficio mediante un'apposita tessera. Il risultato della costituzione telematica è un "atto puramente informatico"; nella sua forma originale esso sussiste pertanto in forma digitale, rendendone superflue la stampa e la scansione. I documenti firmati vengono trasmessi in via telematica al tribunale del registro delle imprese.

Oltre al contratto societario devono essere firmati con autentica anche i documenti relativi alla nomina degli amministratori (delibera dei soci e specimen di firma) nonché l'iscrizione al registro delle imprese. Anche tali fasi possono svolgersi telematicamente mediante un collegamento video sicuro.

È importante che durante la procedura dell'atto notarile vi sia una connessione bilaterale visiva e sonora in tempo reale senza interruzioni. Qualora la connessione sia interrotta temporaneamente, il notaio dovrà attendere con la stesura dell'atto e procedere soltanto quando la connessione sarà del tutto ripristinata. Ciò vale non soltanto per la stesura dell'atto notarile, bensì naturalmente anche per le autentiche di firma nell'ambito delle quali il notaio dovrà fra l'altro effettuare un confronto visivo tra il documento trasmessogli in via elettronica e l'atto in possesso della parte dopo l'apposizione della firma (§ 79 comma 9 NO = ordinamento notarile).

In tal modo le disposizioni legali e i requisiti tecnici di sicurezza consentono e garantiscono in maniera affidabile l'osservanza degli obblighi di identificazione a capo del notaio nonché gli obblighi di informazione e assistenza che egli ha nei confronti di tutte le parti. Questa è inoltre la ragione per cui non è possibile procedere ad un atto notarile informatico tramite applicazioni del tipo di WhatsApp, Signal, ecc.

Ulteriori soluzioni digitali per l'atto notarile

Al fine di impedire l'ulteriore diffusione del COVID-19, al momento è necessario ridurre allo stretto necessario i contatti fra le persone. Tuttavia, le persone e l'economia necessitano ancora di prestazioni notarili e di atti certi.

Pertanto, a partire da aprile 2020, con l'entrata in vigore della 4a Legge COVID-19, vi è la possibilità di espletare in via telematica una buona parte di atti notarili tramite la costituzione telematica delle GmbH. Si è creata in tal modo un'alternativa al "tradizionale modello di atto notarile", il quale prevede che le parti debbano comparire dinanzi al notaio per l'esecuzione di un'autentica di firma o la stesura di un atto notarile.

Per impedire ulteriormente la diffusione del COVID-19, ai sensi del § 90a dell'ordinamento notarile austriaco, è consentita la stesura in via telematica di atti notarili o altri documenti pubblici o che necessitano di autentica notarile. Lo svolgimento di tali operazioni è simile essenzialmente alle fasi procedurali previste per la costituzione telematica delle GmbH ai sensi del § 69b NO.

In base a tali procedure, per la stesura dell'atto il notaio crea nuovamente una data room sicura in cui vengono caricati i documenti da sottoscrivere e autenticare. Per ottenere l'accesso a tale data room, le parti devono sottoporsi ad una videoprocedura d'identificazione (WebID) su invito del notaio, che soddisfi i requisiti di cui al § 69b comma 2 NO nonché all'ordinamento notarile sull'identificazione elettronica (NEIV). I dati personali all'uopo necessari dovranno essere forniti al notaio compilando un apposito modulo.

Dopo l'invito alla data room, su richiesta possiamo fornirvi ulteriori informazioni sullo svolgimento della procedura d'identificazione WebID.
Soltanto quando tutte le parti coinvolte avranno accesso alla data room, potrà avvenire l'atto notarile in formato elettronico nel corso di una videoconferenza con il notaio. Il notaio invierà alle parti l'invito alla videoconferenza in tempo utile prima dell'appuntamento.

L'atto notarile in formato elettronico può essere richiesto anche da una persona che si trovi all'estero. L'atto notarile varrà comunque come stipulato in Austria e sarà riconosciuto come tale dai tribunali e dalle autorità austriache, facendo venir meno peraltro ulteriori spese e difficoltà (ad es. per un'ulteriore legalizzazione).

Atti notarili informatici a cura di nhp notare

NHP Notare è stato il primo studio notarile in Austria a costituire telematicamente una GmbH nel 2019 e vanta pertanto una fondata esperienza in questo nuovo ambito delle prestazioni notarili in via elettronica.

Ad oggi NHP Notare ha seguito ad esempio un aumento di capitale di una GmbH, nell'ambito del quale sono state istituite un'assemblea generale e una dichiarazione di assunzione sotto forma di un atto notarile informatico ed è stato nominato (telematicamente) un nuovo amministratore.

Inoltre si è provveduto anche già ad un atto notarile informatico relativo ad un'assemblea degli azionisti di una società per azioni non quotata in borsa.

 

Qui trovate più informazioni sulla costituzione di una GmbH.

MMag. Dr. Philipp Nierlich LL.M.

Civil Law Notary and Certified Court Interpreter for English at nhp notare
nierlich@nhp.at

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