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Österreich.
Dynamischer Wirtschaftsstandort.

Digitale GmbH-Gründung

Der Grund liegt hauptsächlich im Haftungsprivileg der Gesellschafter, wonach für die Verbindlichkeiten der GmbH grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen, nicht jedoch das Privatvermögen der Gesellschafter, herangezogen werden kann. Nur ausnahmsweise kommt es in bestimmten Fällen zu einer direkten Haftung der Gesellschafter (sog. „Haftungsdurchgriff", z.B. im Fall einer qualifizierten Unterkapitalisierung der Gesellschaft). Die Gesellschaft muss über ein Stammkapital von mindestens € 35.000 verfügen, welches im Gründungszeitpunkt zumindest zur Hälfte bar eingezahlt sein muss. Durch Inanspruchnahme der sog. „Gründungsprivilegierung" besteht jedoch die Möglichkeit, in den ersten zehn Jahren des Bestehens der Gesellschaft gründungsprivilegierte Stammeinlagen festzusetzen, welche in Summe nur € 10.000 betragen müssen und im Zeitpunkt der Gründung zumindest zur Hälfte bar eingezahlt sein müssen. Dadurch wird besonders für Jungunternehmer, welche noch nicht über ausreichend Kapital verfügen, eine sichere Rechtsform leichter zugänglich.

Zur Gründung der GmbH sind im Wesentlichen folgende Schritte erforderlich:

  • Abschluss des Gesellschaftsvertrages
  • Bestellung von Geschäftsführern
  • Musterzeichnung der Geschäftsführer
  • Leistung der (gründungsprivilegierten) Stammeinlagen
  • Anmeldung im Firmenbuch

Diese Schritte können nun ausschließlich elektronisch erfolgen ohne, dass die Gründer ihren Schreibtisch verlassen müssen. Grenzschließungen und Ausgangsperren hindern nicht die Gründung einer österreichischen GmbH. Die Möglichkeit der GmbH-Gründung auf digitalem Weg wurde im Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) geschaffen.

Weiterhin brauchen die Menschen und die Wirtschaft notarielle Dienstleistungen und die Notare sind auch im digitalen Raum für ihre Klienten da. Während davor Gründer zur Durchführung einer Unterschriftsbeglaubigung oder zur Errichtung eines Notariatsaktes persönlich vor dem Notar erscheinen, gibt es nun auch die Möglichkeit die virtuelle Notariatskanzlei im Internet zu besuchen und den Notariatsakt per Videokonferenz abzuschließen.
Hinzu kommt, dass eine digitale Beurkundung auch von einem im Ausland befindlichen Gründer in Anspruch genommen werden kann. Die Beurkundung selbst gilt aber als in Österreich vorgenommen und wird von den österreichischen Gerichten und Behörden auch als solche anerkannt, wodurch wiederum weitere Kosten und Mühen (z.B. für eine Überbeglaubigung) entfallen können.
Der Gesellschaftsvertrag muss zwingend in Form eines Notariatsaktes abgeschlossen werden. Sinn und Zweck der Pflicht zur Notariatsaktsform ist der Schutz der Gesellschafter durch die Beratungs- und Belehrungspflicht des Notars. Durch die Form der öffentlichen Urkunde wird aber auch die Allgemeinheit an sich geschützt, da so Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit des Geschäftsverkehrs gesichert werden.

Das österreichische Firmenbuch hat einen hohen Standard und erleichtert so den Geschäftsverkehr. Ist eine Gesellschaft im Firmenbuch eingetragen, können sich die Vertragspartner darauf verlassen, dass diese Gesellschaft existiert und wissen wer ihr Ansprechpartner als Geschäftsführer ist.

Ablauf der digitalen GmbH Gründung

Die Gründer müssen nicht mehr persönlich zum Notar kommen, sondern können mittels Videokonferenz mit dem Notar verbunden sein und die notwendigen Schritte online setzen. Hierzu müssen die angehenden Gründer zuerst einen entsprechenden Identifizierungsprozess (WebID) durchlaufen. Zu diesem Zweck müssen die Gründer ein Datenblatt ausfüllen und dem Notar zur Verfügung stellen. Die Gründer erhalten in weiterer Folge per Email/SMS eine Einladung zur Durchführung des WebID-Verfahrens, in welchem ihre Identität über einen Pass oder Personalausweis nachzuweisen ist.

Der Notar erhält die entsprechenden Identifikationsdaten anschließend in einem elektronischen Datenraum, der eigens für die jeweilige GmbH-Gründung angelegt wird. Vom Datenraumanbieter wird – falls noch nicht vorhanden – dabei auch gleich eine Handysignatur angelegt, die für den weiteren digitalen Gründungsprozess benötigt wird.

Sämtliche Urkunden, die unterzeichnet werden, werden vom Notar in den Datenraum hochgeladen. Die anschließenden Gespräche zwischen Gründer und Notar finden dann entweder per Telefon und Email oder via Videokonferenz statt. Der Gesellschaftsvertrag wird vom Notar per Videokonferenz verlesen und anschließend im Datenraum via Handysignatur von den Parteien unterfertigt.
Im Anschluss fügt der Notar seine amtliche Signatur mit einer speziellen Signaturkarte hinzu. Das Ergebnis der digitalen Gründung ist eine „genuin elektronische Urkunde"; sie ist also in ihrer ursprünglichen Form digital vorhanden und das Ausdrucken und Einscannen entfallen. Die signierten Dokumente werden digital an das Firmenbuchgericht übermittelt.

Zusätzlich zum Gesellschaftsvertrag müssen noch die Unterlagen zur Bestellung der Geschäftsführer (Gesellschafterbeschluss sowie Musterfirmazeichnung) sowie die Anmeldung zum Firmenbuch beglaubigt unterfertigt werden. Auch diese Schritte können digital via sicherer Videoverbindung geleistet werden.
Wichtig ist, dass mit dem Notar während des Beurkundungsvorganges durchgehend eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit bestehen muss. Wird die Verbindung vorübergehend unterbrochen, so hat der Notar mit der Errichtung des Notariatsakts zu warten und erst dann fortzufahren, wenn die Verbindung wieder vollständig hergestellt ist. Dies gilt nicht nur für die Errichtung des Notariatsaktes sondern selbstverständlich auch für die Unterschriftsbeglaubigungen, bei welchen der Notar unter anderem einen optischen Vergleich zwischen dem an ihn elektronisch übermittelten Dokument und der der Partei nach der Anbringung der Unterschrift vorliegenden Urkunde vorzunehmen hat (§ 79 Abs 9 NO).

Aufgrund der rechtlichen Vorgaben und der technischen Sicherheitsanforderungen ist somit gewährleistet, dass sowohl die Einhaltung der den Notar treffenden Identifizierungspflichten als auch die ihn gegenüber allen Parteien treffenden Belehrungs- und Beistandspflichten verlässlich ermöglicht und sichergestellt werden. Aus diesem Grund ist auch eine digitale Beurkundungstätigkeit über Applikationen wie WhatsApp, Signal, etc. nicht möglich.

Weitere digitale Beurkundungsmöglichkeiten

Zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19 ist es derzeit notwendig, persönliche Kontakte zwischen Menschen auf das Notwendigste zu reduzieren. Weiterhin brauchen die Menschen und die Wirtschaft aber notarielle Dienstleistungen und sichere Urkunden.

Mit Inkrafttreten des 4. COVID-19-Gesetzes besteht seit April 2020 daher die Möglichkeit, über die digitale GmbH-Gründung hinaus einen Großteil der notariellen Beurkundungsvorgänge digital abzuwickeln. Damit wurde eine Alternative zum „konventionellen Beurkundungsmodell" geschaffen, welches vorsieht, dass Parteien zur Durchführung einer Unterschriftsbeglaubigung oder zur Errichtung eines Notariatsaktes persönlich vor dem Notar erscheinen müssen
Gemäß § 90a Notariatsordnung können zur weiteren Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 Notariatsakte oder sonstige öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden digital errichtet werden. Der Ablauf ist dabei im Wesentlichen den Arbeitsschritten bei der digitalen GmbH-Gründung im Sinne des § 69b NO nachempfunden.

Demnach erstellt der Notar für den Beurkundungsvorgang wiederum einen sicheren Datenraum, in den die zu unterfertigenden und zu beglaubigenden Dokumente hochgeladen werden. Um Zugriff auf diesen Datenraum zu erhalten, müssen die Parteien auf Einladung des Notars ein Video-Identifikationsverfahren (WebID) durchlaufen, welches den Anforderungen gemäß § 69b Abs 2 NO sowie der Notar-E-Identifikations-Verordnung (NEIV) zu entsprechen hat. Die dafür benötigten persönlichen Daten sind dem Notar durch Ausfüllen eines Personendatenformulars zur Verfügung zu stellen.

Nähere Informationen zum Ablauf des WebID-Verfahrens erhalten Sie gerne von NHP Notare auf Anfrage nach Einladung zum Datenraum.

Erst wenn sämtliche beteiligten Parteien Zugang zum Datenraum haben, kann die elektronische Beurkundung im Zuge einer Videokonferenz mit dem Notar durchgeführt werden. Die Einladung zur Videokonferenz erhalten die Parteien rechtzeitig vor dem Termin vom Notar.

Eine digitale Beurkundung kann auch von einer im Ausland befindlichen Partei in Anspruch genommen werden. Die Beurkundung selbst gilt aber als in Österreich vorgenommen und wird von den österreichischen Gerichten und Behörden auch als solche anerkannt. Dadurch können wiederum weitere Kosten und Mühen (z.B. für eine Überbeglaubigung) entfallen.

Digitale Beurkundungen durch NHP Notare

NHP Notare war die erste Notariatskanzlei in Österreich, die im Oktober 2019 eine digitale GmbH gegründet hat, und konnte auf diesem neuen Feld der elektronischen Notariatsdienstleistungen bereits umfangreiche Erfahrungen sammeln.

Zwischenzeitlich haben NHP Notare beispielsweise eine Kapitalerhöhung einer GmbH begleitet, im Zuge derer Generalversammlung und Übernahmeerklärung in Form eines digitalen Notariatsaktes errichtet wurden sowie ein neuer Geschäftsführer (digital) bestellt wurde.

Darüber hinaus wurde auch bereits eine Hauptversammlung einer nicht börsennotierten Aktiengesellschaft digital beurkundet.

Hier finden sie mehr Informationen über Besonderheiten und Vorschriften bei der GmbH Gründung in Österreich.

MMag. Dr. Philipp Nierlich LL.M.

Öffentlicher Notar und allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Dolmetscher für Englisch bei nhp notare.
nierlich@nhp.at

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